Документы и сроки

Процесс начинается с обращения потенциальных клиентов и ... условий нашей работы, в которых должна соблюдаться четкость. Далее для клиентов начинается этап сбора документов, здесь тоже есть, что организовывать и каталогизировать. Дальше я клепаю приглашение и таблицу, распечатываю и заливаю на дискету, а Женя их подает и получает еще несколько бумажек (3). И когда в конце он хочет от меня копии тех бумажек, которые я даже не всегда вижу и не знаю, от куда они и куда, я испытываю чувство растерянности и меня посещает мысль о том, что неплохо бы упорядочить данный процесс, что в данный момент я и пытаюсь, начав очень из даля, что оставляет мне мало шансов до конца пройти этот путь.
Ну а на данный момент мы прошли все вышеперечисленные процессы (включая отсутствие в моем архиве тех 3 документов) и подходит время подготовки документов для отдела опеки. При этом у меня есть и список включающий в себя те 3 документа, и список документов для ОО, и список документов для остальных инстанций. Их надо просто найти и упорядочить свою работу по ним.